研修

【社員研修・講演会】通る企画書の書き方と3つのテンプレート

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人材育成に力を入れている企業や組織では、社員研修や講演会を取り入れていることでしょう。企画担当になると、「どんな研修を企画したらいいのだろう?」と、頭を悩ませますよね。

また、研修の企画には、講師の選定や会場の手配など、研修の段取りを立てることに加えて、上司の稟議も通さなければなりません。そのためには、「現状の課題は何で?」「研修後のイメージはどのようなものなのか?」「なぜ、その研修が課題を解決できるといえるのか?」など、現状把握や目標設定、研修の必要性をまとめる必要があります。

そこで、本記事では、社員研修の準備をし、企画書を作成し、上司の稟議を通してから、研修を開催するまでの流れをご紹介します。また、企画書の作成をスムーズにするためのテンプレートもあわせてご用意しました。

社員研修・講演会の目的

まず、社員研修や講演会を行う目的を確認しておきましょう。

社員研修の目的をひと言でいえば、職場の現状の課題と望ましい姿との間にあるギャップを埋めることです。図で表すと、次のようになりますね。

business-training-plan

企画賞が通るか否かのポイントは、「現在の状況」「望ましい状態」が具体的で、そのギャップを「研修で埋めることができる」ことが明確になっているかどうかと言っていいでしょう。

社員研修・講演会実施までの流れ

一般的な社員研修・講演会実施までの流れは、次の通りです。

  1. 職場の現状と、研修後の望ましい姿を明確にする
  2. 現状と望ましい姿を埋めるために必要なスキルを明確にする
  3. 研修のテーマと目的を決める
  4. 対象者を決める
  5. 予算を決める
  6. 日程の候補を挙げる
  7. 会場を探す
  8. 講師を選定する
  9. 効果測定の方法を決める
  10. タイムスケジュールを決める
  11. 企画書を作成する
  12. 企画書を上司に提出し、稟議を通す
  13. 講師に講演依頼書を送付する
  14. 講師と研修内容の調整をする
  15. 参加者に告知・案内をする
  16. 研修に必要な準備品を用意する
  17. 研修当日を迎える

1~10までは、社員研修・講演会の企画に便利な準備ワークシートを使うとスムーズです。11は、上司に提出する研修企画書の書き方とテンプレートを使ってまとめましょう。13は、講師に送る社員研修・講演依頼書の書き方とテンプレートをダウンロードしてください。

それぞれ、具体的にみていきましょう。

職場の現状と、研修後の望ましい姿を明確にする

現状把握

現在抱えている課題を明確にします。研修における現状把握になります。

5W2Hなどの視点や、問題が起こっているシーン、周囲から聞こえている声、その結果、どのようなことが起こっているかなど、具体的にします。

  • どんな問題が起こっているのか?
  • いつから起こっているのか?
  • どこで起こっているのか?全社?特定の部署?
  • 誰が関わっているのか?
  • なぜ起こっているのか?
  • その問題はどのように起こっているのか?
  • どんなシーンで?
  • 周囲から聞こえてくる声は?
  • 社員はどんな気持ちを抱いているのか?

研修後の望ましい姿

研修後の望ましい姿を明確にします。研修におけるゴールイメージや目的になります。

受講者がどのようになっていたら望ましいか、どのようになっていたらハッピーなのか、どのような業務でどのように活躍しているか、受講者から聞こえてくる声は何かなど、具体的にイメージします。

  • 何が変わっているか?
  • いつから変わったか?
  • どこで起こっているか?全社?特定の部署?
  • 誰が変化したのか?
  • なぜ変化したのか?
  • どのように変化したのか?
  • どんなシーンで変わったと分かるか?
  • 変化した後、周囲から聞こえている声は?
  • 社員はどんな気持ちで働いているか?

現状と望ましい姿を埋めるために必要なスキルを明確にする

現状と望ましい姿の間にあるギャップを埋めるために必要なスキルを明確にします。研修内容を考えたり、外部研修先を検討する材料になります。

研修のテーマと目的を決める

必要なスキルが明確になったら、テーマと目的を決めます。

テーマは、「○○を○○するための○○研修」など、一言で言い表しましょう。また、目的もあまり長くならず、端的に表現しましょう。

対象者を決める

受講対象者と人数を決めます。性別、役職、年代などを明確にしておくといいでしょう。

ワーク型(実際に対話の練習をする)なら最大20名程度、講義型なら会場の大きさで決めるといいでしょう。

予算を決める

予算の大枠を決めます。

予算をざっくりと決めておくことで、講師を探す場合の目安になります。また、講師を依頼する際に「予算は○○です」と伝えることで、講師側もお受けできるかの判断がつきやすくなります。

講師料の他に、旅費交通費や会場費、長い時間の研修では昼食などの飲食物も考慮しておきましょう。

日程の候補を挙げる

候補を2~3挙げます。

事前にいくつかの候補を挙げておくことで、講師との調整がつきやすくなります。また、受講対象者にも、どのぐらいの日程、時間なら確保できそうかを確認します。

会場を探す

会場の空き具合を事前にチェックしておきます。

最終的には講師と日程を調整し、会場を予約します。

講師を選定する

望ましい姿が得られるために必要なスキルに基づいて講師を選定します。

身近に適任の講師がいればいいですが、いない場合はインターネットで検索することになります。

なお、講師の選定については、テーマに合う講師の候補を何人かピックアップし、講演内容や講演代などの概略を、企画書を作成する前に確認しておく必要があるでしょう。事前に上司と相談してみるのもいいかもしれません。6つのポイントで上司も納得―失敗しない社員研修の講師選びも参考にしてください。

効果測定の方法を決める

効果を知るための方法を考えます。

知識を習得する研修は、テストをすれば効果を知ることができます。一方、コミュニケーションなどヒューマンスキルの研修は、「○○をしたから、○○になった」のように、目に見える効果はすぐに見えにくい場合の方が多いかも知れません。しかし、効果を何で知るかを意識しておくことが大切です。

タイムスケジュールを決める

研修開始まで、研修中、研修後のざっくりとしたタイムスケジュールを決めます。

詳細については講師に確認するといいでしょう。

企画書を作成する

これまでの内容を元に、上司に提出する企画書を作成します。上司に提出する研修企画書の書き方とテンプレートを使ってまとめましょう。企画書1枚で研修の概略が把握できることがポイントです。

企画書を上司に提出し、稟議を通す

作成した企画書を上司に提出し、稟議を通します。

通らなかった場合は、何が課題なのかを上司によく質問し、企画書を練り直しましょう。

講師に講演依頼書を送付する

稟議が通ったら、講師に講演依頼書を送付します。講師に送る社員研修・講演依頼書の書き方とテンプレートを使ってまとめましょう。

講師と研修内容の調整をする

講演形式や具体的内容など、講師と調整します。

研修時間が一つの基準になります。2時間の場合、ワークを取り入れるのは時間的に難しいので講演形式になるでしょう。仕事に生かす実践的なスキルを身に付けたい場合はワーク形式の方がよいでしょう。

合わせて、研修に必要なものやテーブルレイアウト等も確認します。

参加者に告知・案内をする

参加者に研修の告知、案内を出します。最終的に参加できる人が何人かも把握できるよう、出欠も確認しましょう。

蛇足になりますが、研修当日に参加者リストを作って講師に渡すと喜びます。なぜなら、講師は参加者と関係性を作るために、参加者の名前でやりとりしたいからです。

研修に必要な準備品を用意する

講師と調整し、研修に必要な機材を確認・準備します。

機材は研修の内容によりますが、プロジェクターやノートパソコン、ホワイトボード、テーブル、いす、名簿、研修当日のシナリオ(タイムスケジュールや講師の紹介文)などです。

終了後のアンケートも用意しておくと、参加者の声を今後の研修に生かしやすくなります。

研修当日を迎える

研修当日を迎えます。講師を迎え、研修を講師に引き継ぎます。

研修が終わったら、アンケートを書いてもらい、アンケートを回収して終了です。回収したアンケートは、研修の評価や今後の課題として、後日まとめるといいでしょう。

お疲れさまでした!

まとめ

社員研修の企画から実施までの流れをまとめました。

ここまでお読みになって、「やることがたくさんあるなぁ」と思われたかもしれません。もちろん、必要に応じて、所々省略していただいてもかまいません。

必要なことを見落とさないためにも、社員研修・講演会の企画に便利な準備ワークシートのようなテンプレートを使って企画するとよいでしょう。

現状の課題を解決するためにも、御社の研修が学び多く、すばらしいものになりますように!

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