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「伝える」を「伝わる」に変えるコミュニケーション2つのポイント

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20141225

上司への報告、同僚への依頼、部下への指示など、仕事では、さまざまな「伝える」シーンがありますよね。

一方、こちらとしては一生懸命「いったつもり」「伝えたつもり」なのに、職場の同僚からは「分かりにくい」といわれることもあるかもしれません。

そこで、「伝える」を「伝わる」に変えるポイントについてお話ししましょう。

「伝える」は一方向、「伝わる」は双方向

「伝える」と「伝わる」の違いをひと言でいえば、「伝える」は一方向なのに対し、「伝わる」は双方向であるといえるでしょう。

言いたいことを伝えれば、相手が受け取ってくれなくても、一応「伝えた」ことにはなります。ただし、「伝わったか」どうかまでは分かりません。

「伝える」を「伝わる」に変える2つのポイント

双方向のコミュニケーションにするポイントはたった2つ。「伝える」と「受け取る」だけです。次の点を意識しましょう。

「伝える」―分かりやすく伝える

1つ目のポイントは、「分かりやすく伝える」ことです。

伝え方のテクニックとしては、「相手が分かる言葉を使う」「相手の立場になる」「感情を込める」「時系列で話す」「たとえ話を使う」など、さまざまな方法がありますね。

一方、特にビジネスシーンで、最も意識するポイントがあるとしたら、「結論から伝える」ことと、「論理的に伝える」ことと言ってもいいでしょう。

例えば、プロジェクトの進捗報告を上司にする際、「プロジェクトの進捗についてですが、1週間前に機材の発注ミスがあることが判明しまして、スケジュールが2日ほどストップしてしまいました。至急、機材の発注をやりなおし、タスクの優先順位の変更と、人員の見直しをした結果、現在は1日遅れで進捗しています」のような、起こったことを時系列に報告するプロセス型では、「で、結論は遅れてるの?進んでるの?」と言われかねません。

一方、結論から伝えるようにすると、「プロジェクトの進捗ですが、1日遅れで進捗しています。なぜなら……」のように説明した方が、状況がパッと把握しやすいでしょう。

「結論から伝える」については、わかりやすく伝えるたった1つの話し方のコツを、「論理的に伝える」については、簡単!わかりやすく伝える論理的な話し方2つも合わせてご覧ください。

「受け取る」―相手の反応を観察する

2つ目のポイントは、「相手の反応を観察する」ことです。

どんなに分かりやすく伝えたつもりでも、相手に「伝わった」かどうかは分かりません。「伝わった」かどうかは、相手の反応を観察することによって知ることができます。

例えば、先ほどの、プロジェクトの進捗報告を上司にする例では、プロセス型の報告に、上司はカリカリした表情をしているかもしれません。これは、表情や雰囲気で読み取ることができます。

反応を観察するとは、相手のことをよく見て、聞いて、感じること。納得していれば、分かったような表情をするでしょうし、言葉も「なるほど!」「分かりました」のようになるでしょう。相手は「分かった」と言っていても、なんとなく「伝わっていないような気がする」というのも、大切な情報です。

つまり、コミュニケーションでは、「何を伝えたか」ではなく、相手の反応に意味があるのです。

観察については、コミュニケーションの基本「観察力」の鍛え方も合わせてご覧ください。

「伝わっていないな」と思ったら?

とはいえ、「伝わっていない」というのは、よくあることです。

「伝わっていないな」と思ったら、別の言葉での説明を試みたり、「伝わっていますか?」のように確認したりするといいでしょう。

“伝える”の主語は「私」、”伝わる”の主語は「あなた」

「いったつもり」「伝えたつもり」はよくあるものです。しかし、その状況で終わってしまうと、結局、損をするのは私たち自身なのかもしれません。

「伝える」という状況を考えてみると、主語は「私」です。「伝わる」という状況の主語は「あなた」です。たった一文字しか違わないのに、この違いは大きいですよね。

せっかく伝えるなら、主語は「あなた」にして、双方向のコミュニケーションにしていきたいものですね。

うまく伝わらない人のためのコミュニケーション改善マニュアル

私たちが毎日を過ごすビジネスシーンでは、さまざまな問題が起こっています。それは上司、同僚、部下との関係に関するものかもしれませんし、仕事の制度や仕組みに関するものかもしれません。制度やシステム、サービスを動かしていくのは人なので、それらは、つきつめて考えれば全て人間関係、つまり「コミュニケーションの問題」であると行っても過言ではありません。

「コミュニケーション能力」は、ビジネスパーソンが仕事を効率的に、ストレスなく進めるためには非常に重要なスキルですが、不得意な人にとっては「どんなに説明しても誤解されてしまう」「相手の心情を図れず、何気ない一言で不快にしてしまう」など、「うまく伝わらない」ことが悩みの種となります。

しかし、実は難しく見えるコミュニケーションも、うまく行うための法則はとてもシンプルです。そして、誰でも身につけることができるのです。

本書は、これらの問題を解決し、ビジネスシーンのコミュニケーションをよりよくするためのマニュアルです。
様々なビジネスシーンで発生する疑問とその答え、具体的な対応が、イラストとともに分かりやすく説明されており、パッとページを開いただけでも概要がつかめるようになっています。
最初から順に読んでいけば、コミュニケーションの基礎知識から、実用的なポイントまで、ステップ・バイ・ステップで理解することができます。
また、知りたい内容を目次でチェックし、該当するページを読んで、必要な情報だけをサクッと理解することもできます。

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