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信頼される人の「ビジネスメールの書き方」

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メールマガジン

多くの方が業務連絡や情報共有など、社内外の連絡にメールを使っているでしょう。メールは電話と違い、相手の都合や時間に制限がないためとても便利ですね。ビジネスシーンでは欠かせないコミュニケーションツールです。

筆者も多くの方とメールで仕事のやりとりをしてきましたが、伝えたいことが簡潔、明瞭に、分かりやすく書かれたメールは信頼感があります。また、細かな配慮を感じるメールは、やりとりしていて気持ちがよいものです(参考:気持ちよく仕事をするメールコミュニケーション7つのポイント)。

一方、ちょっとした配慮が足りないばかりに、不快にさせたり、不安にさせたりするメールも少なくありません。

そこで、信頼される人のビジネスメールの書き方についてまとめました。メールを書く際の順番、「アドレス」「件名」「本文」の順にお話しましょう。

ビジネスメールの書き方:送信アドレス

メールアドレスを入力する際は、TO、CC、BCCの違いを意識しましょう。

TO(宛先)

主にメールを送りたい人のメールアドレス。「あなたに送っていますよ」という意思表示です。

CC(Carbon Copy:複写)

参考までにメールを送りたい人のメールアドレス。上司や仕事の関係者など「あなたは主の送り主ではありませんが、念のために確認しておいてくださいね」という人を入れます。

CCにメールアドレスを入れる場合は、メール本文に明示するようにしましょう。

TO:○○株式会社 □□様
CC:○○様

BCC(Blind Carbon Copy:受信者を隠した複写)

受信者を隠してメールを送りたい人のメールアドレス。TOやCCと異なり、誰に送ったかを隠すことができます。次に様なシーンで使います。

  • メールアドレスを変更するお知らせを一斉に送る(他の人にメールアドレスが漏れない)
  • 顧客に送るメールを、上司にも念のために送る

多くの人に送るアドレスをTOやCCに入れて送ると、知らなくてもいい人にまでメールアドレスが流れてしまいます。信頼関係を守る上でも、特に意識したいところです。

ビジネスメールの書き方:件名

件名は、パッと見ただけで内容が分かるよう、本文を要約した形にしましょう。

送信時

件名を読んだだけで内容がある程度分かるようにしましょう。開封がされやすくなるほか、後から検索したときに、どのメールかが探しやすくなります。【】をつけて強調するのも効果的です。

  • 9/10(木)営業会議のプレゼン資料をお送りします
  • 【9/14(月)に変更】営業会議の日程変更につきまして

ときどき、「お疲れ様です」のような件名を見かけますが、内容が伝わらず、他のメールに埋もれてしまう危険性があります。また、「○○部の□□(自分の名前)です」のような件名も分かりにくいです。差出人は、メールアカウントに設定しましょう。

返信時

返信時は、相手の件名に「Re:」をつけましょう。どのメールに対しての返信かが分かりやすいです。さらに分かりやすくするために、「Re:」の前に本文の要約を書き添えるとさらにいいでしょう。

  • 承知しました Re: 【9/14(月)に変更】営業会議の日程変更につきまして

なお、本文の内容が最初のメールと変わっているのに、ずっと返信で返すのは好ましくありません。本文の内容が変わった場合は、新たに的確なタイトルをつけて、新規メールとして送りましょう。

転送時

転送時は、件名の前に「Fw:」のマークをつけましょう。転送であることが明示できます。転送する場合は、元の文章を変更してはいけません。何かしらのメッセージを加える際は、転送メールの行頭に入れるといいでしょう。

○○様
しごとのみらいの竹内です。
お世話になっております。

□□様からメールがありましたので転送します。

———- 転送メッセージ ———-
以下、転送本文

なお、転送時には個人情報の保護に問題がないかに留意しましょう。なぜなら、転送メールには相手のメールアドレスや氏名が書かれているからです。

ビジネスメールの書き方:本文

相手の社名、部署名、肩書き、氏名、敬称

本文の行頭には、1行目に相手の社名((株)などと省略せずに正式名称を)、2行目に部署名、3行目に肩書き、氏名、敬称を入れましょう。

○○株式会社
営業部 第一営業課
課長 ○○様

なお、何度もやりとりを重ね、関係性が出来ている場合は、氏名、敬称だけでも問題ないでしょう。

名前と始めの挨拶

名前と簡単な挨拶を入れましょう。時候の挨拶は必要ありません。

しごとのみらいの竹内です。
いつも世話になっております。

なお、相手が、気心の知れた人や、社内の人なら、ここに日常の感謝、ねぎらい、ちょっとした冗談や等を入れてもいいでしょう。ここに書かれるちょっとした一言が、人柄を表しますね。

先日は○○でお世話になりました。
とても楽しい時間を過ごすことができました。

本文

読みやすい書式にする

読みやすい書式にしましょう。一行当たりの文字は25~35文字程度。文節で改行し、一つの文章のまとまりは5行程度とします。改行を効果的に使い、意味のまとまりで読みやすいようにします。

本文はシンプルに書く

メール本文は、シンプルに、分かりやすく書きましょう。「PREP法」を意識するといいでしょう。

  • Point(結論):「○○については、□□です」
  • Reason(理由):「なぜなら、○○は、□□だからです」
  • Example(具体的な例):「たとえば、○○は、□□で……」
  • Point(まとめ):「そのため、○○については、□□なのです」

詳しくは、簡単!わかりやすく伝える論理的な話し方2つも参考にしてください。

引用を活用する

返信は引用を活用しましょう。「何に対するコメントなのか」を明示できます。

引用する際は、相手のメールの一部をそのままコピーして貼り付けた後、自分の言いたいことを書きます。引用文には、「>」「>>」などの記号をつけると、引用だと明示できます。

顔文字を使わない

ビジネスメールでは、本文に(^^)などの顔文字や、(笑)(照)などの文字を使うのは避けましょう。なお、社内メールや、気心が知れた仕事仲間等とのやりとりでは、この限りではありません。

締めの挨拶

最後に、簡単な締めの挨拶入れましょう。時候の挨拶は必要ありません。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

なお、ときどき、文末に「取り急ぎ~まで」という言葉で締めているメールをみかけますが、「取り急ぎ」は、人によっては敬意がないように受け止める人もいます。基本的には使わないようにしましょう。なお、至急返信する必要があるメールで、詳細は改めて……という場合や、書類を受け取ったなどの簡単な挨拶の場合には、次のように使うこともあります。

内容は確認いたしました。
恐れ入りますが、これから所用のため席をはずしますので、
返信は改めてお送りします。取り急ぎ、ご連絡までに。

~~

書類の送付ありがとうございました。
取り急ぎ、書類拝受のご連絡をさせていたきました。

署名

メールの最後に署名をつけましょう。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレス、ホームページのURLなどを入れるのが一般的です。署名が自動的につくようにメールソフトで設定しておくといいでしょう。

まとめ

信頼されるビジネスメールの書き方についてまとめました。

ビジネスメールの書き方はどんな相手でも基本的に同じです。書き方を意識して回数を重ねれば、自然と書けるようになるでしょう。

もちろん、気心の知れた相手や社内メールでは、もう少しフランクな感じでもよいですが、ビジネスメールの書き方の基本は基本として押さえておき、あとは、やわらかくしていく感じにすると間違いないでしょう。

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